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Warenwirtschaft mit Galileo und Kasse ColibriTS

Übersicht Galileo Warenwirtschafts-System (WWS)

Das Galileo WWS (Warenwirtschaftssystem) umfasst folgende Funktionen:

  • Bestelldisposition (Bestellvorschläge aufgrund der Lager- und Barverkäufe)
  • Abholfachverwaltung
  • Anzeige des Lagerbestandes und Anzeige offener Bestellungen in der Bibliographie
  • Verwaltung von Kunden-Vormerkern (Bestellungen noch nicht erschienener Titel)
  • Lagerwert Ermittlung mit Bewertung per Stichtag
  • Reiseaufträge verwalten
  • Erweiterer Titelstamm (Bestände, Ein- und Verkaufsinformationen)
  • Auswertungen nach: Verkäufsarten , Warengruppen, usw. (Controlling-Cockpit)
  • ELS mit Bestandesverbuchung und Erweiterungen Wareneingang
  • Schnittstelle zur Kasse ColibriTS (Lagerverkäufe, Retouren, usw)
  • Warengruppen-Mapping (Basis VLB-Warengruppen)

  

Wann kann Lagerbewirtschaftung für eine Buchhandlung Sinn machen?

Das Basisprodukt Galileo (so wie es bei allen Buchhandlungen installiert ist) stellt nach Freischaltung des Zusatzmoduls Warenwirtschaft alle für eine Lagerbewirtschaftung nötigen Funktionen im Rahmen des gewohnten Anwendungsumfeldes zur Verfügung.

Die Grösse einer Buchhandlung ist nur einer der Punkte, die beim Entscheid für die Einführung der Lagerbewirtschaftung berücksichtigt werden sollte.

Weitere Punkte sind:

  • Anzahl Mitarbeiter und teilzeitangestellte Mitarbeiter
  • Befindet sich das Backoffice (telefonische Bestellungen und Auskünfte) der Buchhandlung im Laden oder entfernt davon
  • Gibt es Auflagen (z.B. Bank), dass eine Lagerbewirtschaftung eingeführt werden sollte
  • Möchte man bereits bei der Bibliografie sehen, welche Titel am Lager vorhanden oder bestellt worden sind
  • Möchte man den Lagerbestand durch Auswertung von Verkaufsdaten optimieren (Liquidität verbessern)
  • Möchte man schnell und einfach wissen, welche Titel/Warengruppen sich wie verändert haben (nach einer Werbung, durch Vergrösserung/Verkleinerung des Angebots, etc.)
  • Möchte man Doppelbestellungen verhindern/minimieren (Disposition)
  • Möchte man jederzeit einen Überblick über das Abholfach und möchte man auf einfache Art Kunden über noch nicht abgeholte Titel informieren (Email, Post, SMS, Telefonliste)
  • Möchte man jederzeit einfach und schnell den Werts des Lagers ermitteln (mit Bewertung nach Warengruppe und Einkaufsjahr)

 

 Voraussetzungen für Galileo WWS

Folgende Comelivres Produkte sind für den Einsatz von Galileo mit Warenwirtschaft nötig:

  • Basismodul Galileo in der Version Peer2Peer oder Server
  • Zusatzmodul Warenwirtschaft
  • Zusatzmodul Fakturierung (alle Versionen)
  • Kasse ColibriTS

  

Hardwareempfehlung

Wir empfehlen folgende Hardware für den Betrieb von Galileo mit Warenwirtschaft:

  • Datenbank-Server (Fileserver) mit RAID1 Datenspiegelung und Datensicherung (Backup) auf iOmega REV Device
  • Anbindung ans Internet via ADSL für die optimale Nutzung der verschiedenen Online-Funktionen von Galileo (auch ohne Warenwirtschaft)

  

Vorgehen bei der Einführung von Galileo WWS

Falls Sie sich für Galileo mit Warenwirtschaft interessieren, dann empfehlen wir folgendes Vorgehen:

  • Lassen Sie sich das System von Comelivres vorführen
  • Besuchen Sie eine Buchhandlung, die bereits mit Galileo Warenbewirtschaftung arbeitet
  • Analysieren und optimieren Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Buchhandlung (Rechnungsstellung, Bestellablauf, Kundenkontakte, Inventur, usw.)
  • Lassen Sie sich eine Offerte für die Konfiguration, Schulung und Einführung sowie für eventuell zusätzlich benötigte Hardware von Comelivres erstellen
  • Gehen Sie bei der Einführung schrittweise vor, falls Sie noch nicht alle benötigen Produkte von Comelivres im Einsatz haben (Fakturierung, Kasse, ELS)
  • Planen Sie die Erstinventur für Ihre Buchhandlung
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die geplanten Neuerungen und den Ablauf

  

Grobablauf Umstellung  vom Galileo-Basis auf Galileo WWS

Bevor Sie die Möglichkeiten der Warenwirtschaft nutzen können, müssen folgende Arbeitsschritte durchgeführt werden:

  • Elektronischer Lieferschein vorbereiten für den Wareneingang
  • Kasse ColibriTS muss installiert und konfiguriert werden
  • Warengruppen und Warengruppen-Systematik definieren und konfigurieren
  • Alle zu inventierenden Artikel müssen auf der Rückseite einen Barcode enthalten (Originalbarcode des Verlags, Barcode der Auslieferung, eigener Barcode)
  • Remittieren der nicht mehr "benötigen" Titel
  • Ausscheiden der "alten" Titel ins Antiquariat und unkenntlichmachen der Barcodes
  • Inventur möglichst vor Reisezeit ansetzen (Lager tief)
  • Festlegen, welche Artikel mengenmässig in Galileo verwaltet werden sollen und welche nur summarisch für die Buchhaltung inventiert werden
  • Abschreibungssätze pro Jahr festlegten für Inventur
  • Durchschnittliche Einkaufsrabatte pro Warengruppe definieren
  • Inventur durchführen und auswerten (für Buchhaltung)
  • Inventierte Bestände im Titelstamm abgeichen (Bestände auf aktuell gezählte Werte setzten)

  

Was ändert nach der Umstellung auf Galileo WWS?

Folgende Abläufe/Arbeitsschritte ändern sich nach der Umstellung auf WW:

  • Artikel mit Bestand werden nun in bibWin (Bibliografie) mit dem aktuellen Lagerbestand angezeigt
  • Das Abholfach ist verwaltet und Barverkäufe müssen über die Kasse ausgebucht werden
  • Nach der Verarbeitung des ELS müssen diese noch ans Lager gebucht werden (nachdem die Ware physisch vom Lieferanten eingetroffen ist)
  • Alle Barverkäufe von mengenmässig verwalteten Artikeln müssen über den Barcode an der Kasse verkauft werden
  • Alle Rechnungsverkäufe müssen über die Fakturierung von Galileo laufen
  • Nachbestellungen (Lager) müssen mit der Disposition von Galileo durchgeführt werden
  • Remittenden und sonstige Entnahmen vom Lager (defekte Artikel, Diebstahl, usw.) müssen in Galileo nachgeführt werden

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